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タスク管理|すぐやるべきか?期限さえ守ればいいか?


仕事をしていると出会う2大価値観。タスク即完了派期限活用派。即完了派は「自分のタスクはその日のうちにやる、終わったら帰る」という考え方。期限活用派は「今日やらなくてはいけないことだけをやり、明日でいいものは明日やる」という考え方。どちらの派閥に話を聞いても、それなりに正当な理由があるように聞こえますが、同時に両方の派閥からアドバイスを受ける機会でもあろうものなら混乱してしまいます。結局、どちらがいいのでしょうか?

即完了派と期限活用派の比較

人数

経験則ベースですが、期限活用派の方が多いのではと思います。

出現場所

期限活用派は色々なところで遭遇しますが、即完了派が出現しやすい場所に傾向があります。「トップ」です。業界トップ企業やトッププレイヤーに多い考え方ではないでしょうか。

業務負荷

物理的な負荷は、即完了派が”やや”多くなります。仕事を進めればすすめるほど、「だったらあれもやったほうがいい」というタスクが発生します。
精神的な負荷は、期限活用派の方が高くなりがちです。タスク発生日から期限まで、完全想定通りの無風状態が続けば負荷はないでしょうが、そんなに甘い仕事もないでしょう。結局ぎりぎりのタイミングでより高い負荷のもと仕事をしなくてはなりません。

推奨

即完了派になることをおすすめします。

即完了派への批判として、「残業が増える」「ブラックになる」というものがあります。ですが大抵批判している人は、即完了派になったことがない人orイヤイヤ即完了派になったことがある人ではないでしょうか。結局、同じタスクを全うするのにかかる時間は変わりません。どっちのほうが精神的余裕をもって仕事ができるか?どっちのほうが最終的に良いアウトプットにたどり着く可能性が高いか?どっちのほうが顧客・同僚からの信頼を得られやすいか?という話です。

即完了派になるため乗り越える壁

はじめの切替に壁

新しい仕事をはじめるタイミングならば、はじめから即完了派でいきましょう。メリットだらけです。一方でこれまで期限活用派だった場合、即完了派になるには溜まったタスクをきれいにしなければなりません。この壁は仕方がない、がんばって乗り越えましょう。思い立ったが吉日、「明日で変える!」「遅くとも○○日後には切替完了!」とターゲット時期を決めて1日〜数日がんばりましょう。

同僚の壁

業界2番手以下の企業、トッププレイヤーのいないチームでは、期限活用派だらけの環境にある可能性も高いことでしょう。期限活用派の職場でひとり即完了派になると、まわりに邪魔されることがあります。期限を活用したい人にとっては即完了派の仕事ぶりをGoodとされると居心地が悪くなるのです。その邪魔に付き合ってしまうとあなたは期限活用派に戻されてしまいます。スルーしましょう。自分だけ即完了派でいいです。それでも邪魔が続き、スルーができない職場なら、異動希望や転職も真面目に考えていいかもしれません。キャリアが終わった時に後悔するよりましです。

スキルの壁

タスクを即完了するには、スキルも必要です。タスクの粒度と内容がはっきり見えていないと動くにも動けません。アウトプットイメージが頭の中ではっきりと描けるようにしましょう。何からどう対処すればタスクが完了するか、頭の中で分解して整理しましょう。

相手の壁

タスクを今日中に完了したいけど、完了するためには相手の返事が必要。そんな場面も無数に存在します。この場合、関係性の中で督促するべきだと思いますが、さすがに1日10回も同じ連絡を入れることはためらわれます。どうすればいいかと思ってしまいますが、これは捉え方を正しくすればOKです。即完了派が大事にすべきことは、「自分が預かったボールはすみやかに他人に渡すこと」です。自分がその時やれることは即完了し、相手に渡す。相手の返事が帰ってきたら、その日中に次の自分のタスクを完了する。それが自分に出来る精一杯だと意識しましょう。

予定の壁

タスクは増えたけど、その日は夜も含めて予定が詰まっていてタスクに向き合う時間がない。そんな日もあることでしょう。たまたま体調を崩した日、何らかの都合で仕事を休まざるを得ない日、それもあり得ます。これらは仕方ない。大事なのは、そういった日を例外にとどめ続けること。例外を1回作ると、それが既成事実化してしまい、いつの間にか原則に組み込まれます。断固たる決意で原則例外を維持しましょう。

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